Subscription Billing in Business Central: Grundlagen zur Einrichtung und Nutzung für wiederkehrende Abrechnungen
Subscription Billing ist ein mächtiges Werkzeug. Dieser Artikel widmet sich seiner Struktur, der grundlegenden Einrichtung und einigen Anwendungsbeispielen. Ich hoffe, er wird hilfreiche Einblicke bieten.
Ein Artikel von Product Owner Tobias Oertel
Was Sie in diesem Artikel lernen können:
Dieser Beitrag bietet einen Überblick über das neue Subscription-Billing-Modul in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
1. Grundlagen und Struktur:
Sie erfahren, wie Subscription Billing aufgebaut ist und welche Elemente die wiederkehrende Abrechnung ermöglichen.
2. Einstellungen und Optionen:
Sie lernen, welche Konfigurationsmöglichkeiten (z.B. „Verkauf ohne Verpflichtung“ oder „Verkauf mit Verpflichtung“) für Artikel existieren und wie sie die Abrechnungsprozesse beeinflussen.
3. Typische Anwendungsfälle:
Praktische Beispiele für den Einsatz von Subscription Billing, etwa zur Abrechnung von Software-Abonnements, Managed Services, Software, Prepaid-Services, Hardeware-Wartung und nutzungsbasierter Rechenleistung.
4. Nützliche Tipps und Erweiterungen:
Hinweise zur Verknüpfung mit Kunden- und Kreditorenverträgen sowie Hinweise auf ergänzende Funktionen, die Lücken im Standard schließen.
Mit diesen Grundlagen sind Sie in der Lage, wiederkehrende Abrechnungen effizient im Subscription Billing zu gestalten und an Ihre Geschäftsbedürfnisse anzupassen.
Die häufigsten Anwendungsfälle für Subscription Billing:
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Verkauf und Abrechnung von Managed Services
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Abonnementsgebühren für die Nutzung einer Software oder Plattform
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Verkauf von Software-Benutzern
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Verkauf einer Software-Wartung pro Benutzer
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Hardware und Wartung
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Wiederverkauf von Lizenzen und Abonnements
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Verkauf und Abrechnung von Rechenleistung aus einem Rechenzentrum (alles basierend auf Nutzungsdaten)
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Leasing (teilweise)
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Garantie (teilweise)
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Verkauf und Abrechnung von Prepaid-Dienstleistungen (teilweise)
Grundsätzlich kann alles, was wiederkehrend in Rechnung gestellt (oder gekauft) wird, im Subscription Billing durchgeführt werden. Wichtig ist jedoch, die Möglichkeiten und Grenzen zu verstehen. Kenntnisse über die Struktur und Einrichtung sollten dies ermöglichen.
I. Struktur
Obwohl in der Tiefe sehr komplex, ist Subscription Billing an der Oberfläche überraschend einfach. Die Grundlage bilden Servicezusagenpakete und deren Zeilen. Diese enthalten Informationen zum Abrechnungsrhythmus, ob sie in einem Kunden- oder Kreditorenvertrag in Rechnung gestellt werden, wie der Preis berechnet wird, die Anfangslaufzeit usw. (z. B. monatliche Abonnementgebühr, jährliche Wartung). Serviezusagenpakete können Artikeln mit einer bestimmten Servicezusagen-Option zugeordnet werden (neues Feld im Artikel).
Wird ein Artikel in einer Verkaufszeile eingetragen, werden aus den Zeilen des Servicezusagenpaketes vorläufige Servicezusagen erstellt. Diese können geöffnet, bearbeitet und bei Bedarf gelöscht werden. Wenn der Verkaufsauftrag versendet wird, wird ein Serviceobjekt erstellt. Die vorläufige Servicezusagen erstellen Servicezusagen im Serviceobjekt. Diese können Kunden- und Kreditorenverträgen zugeordnet werden. Sobald eine Verpflichtung einem Vertrag zugeordnet ist, kann sie wiederkehrend abgerechnet werden. Das Datum der nächsten Abrechnung wird immer automatisch ermittelt.
Verkaufsprozess des Subscription Billing
Vertragsrechnungen haben keinen Einfluss auf das Inventar. Serviceobjekte und Servicezusagen können manuell erstellt werden.
II. Einrichtung (Grundlagen)
Kenntnisse über die allgemeine Struktur sollten die Einrichtung erleichtern.
Servicezusagenoption
Die Servicezusagenoption ist ein Optionsfeld im Artikel. Dieses befindet sich auf der Registerkarte "Preise und Verkauf". Die folgenden Optionen sind verfügbar:
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- Verkauf ohne Servicezusageoption
- Dies ist der Standardwert.
- Servicezusagenpakete können nicht zugewiesen werden.
- Ignoriert alle Subscription Billing-Funktionen
- Wenn Sie kein Servicezusagenpaket zuweisen können, prüfen Sie zuerst die Servicezusageoption.
- Verkauf mit Servicezusageoption
- Artikelart muss „Bestand“ sein
- Wird im Verkaufsauftrag normal abgerechnet
- Zuweisung von Servicezusagenpaketen möglich
- Erstellt vorläufige Servicezusagen aus den Paketzeilen, wenn der Artikel dem Verkaufsauftrag/-angebot hinzugefügt wird
- Erstellt bei Lieferung ein Serviceobjekt
- Wenn es bei Lieferung vorläufige Servicezusagen gab, werden Servicezusagen im Service Objekt erstellt
- Servicezusageoptionnartikel
- Artikelart muss „Kein Bestand“ sein
- Wird nicht in Verkaufsaufträgen abgerechnet!
- Kann nicht in manuell erstellten Verkaufsrechnungen verwendet werden
- Zuweisung von Servicezusagenpaketen möglich
- Dient ausschließlich der Erstellung von Serviceobjekten und Servicezusagen, die in Verträgen abgerechnet werden.
- Rechnungsartikel
- Artikelart muss „Kein Bestand“ sein
- Kann nicht in Verkaufsangeboten, -aufträgen oder manuell erstellten Verkaufsrechnungen verwendet werden
- Dient der Festlegung von Dimensionen in Servicezusagen
- Legt die Buchungsgruppe für Vertragsabrechnungen fest
- Verkauf ohne Servicezusageoption
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Servicezusagenpakete
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Servicezusagenpaket einem Artikel zuzuweisen. Zum Beispiel öffnet die Aktion „Servicezusage“ in der Registerkarte Artikel die Seite „Artikelservicezusagenpakete“. Hier werden die zugeordneten Servicezusagenpakete oben angezeigt. Das Feld „Standard“ ist dabei wichtig. Ist ein Paket als Standard festgelegt, werden Servicezusagen automatisch aus den Zeilen erstellt. Andernfalls können sie optional in Verkaufsdokumenten hinzugefügt werden.
III. Anwendungsfälle
Nun, da die Grundlagen erklärt wurden, hier einige Anwendungsfälle:
Verkauf und Abrechnung von Managed Services
Managed Services sind sehr vielfältig. Von Software-as-a-Service über technischen Support bis hin zum kompletten Outsourcing von Hardware ist alles möglich. Die meisten davon sind recht einfach im Abonnement abzurechnen.
Der Verkauf von Software-as-a-Service ohne Einmalzahlung ist relativ einfach. Legen Sie eine Position mit der Service Commitment Option „Servicezusagenartikel“ an und ordnen Sie ein Servicezusagenpaket zu. Die Position kann in Angeboten und Kundenaufträgen verwendet werden. Sie wird nie in einem Kundenauftrag in Rechnung gestellt. Sobald der Kundenauftrag versandt wurde, kann die Servicezusage einem Kundenvertrag zugewiesen und monatlich in Rechnung gestellt werden.
Für den technischen Support gilt die gleiche Vorgehensweise. Solange keine Budgetbeschränkung mit dem Support verbunden ist (siehe Prepaid Service).
Hardware als Service kann auf die gleiche Weise eingerichtet werden. Subscription Billing befasst sich jedoch nicht mit Anlagevermögen. Der Übergang zum Anlagevermögen muss manuell vorgenommen werden.
Abonnementgebühren für die Nutzung einer Software oder Plattform
Abonnementgebühren können mit Hilfe einem Servicezusagenartikel abgebildet werden. Abhängig von der Einstellung in der Paketzeile können sie monatlich, vierteljährlich, monatlich, etc. abgerechnet werden.
Verkauf von Software-Usern
Wenn der Software-User gegen eine einmalige Zahlung verkauft wird und es keine wiederkehrende Rechnung gibt, sollte der Artikel die Servicezusagenoption „Verkauf ohne Servicezusagen“ haben. Der Artikel wird im Kundenauftrag in Rechnung gestellt. Es wird kein Serviceobjekt und keine Servicezusage erstellt.
Verkauf von Software Assurance mit jedem Benutzer
Wenn dem Softwarebenutzer eine Software Assurance zugeordnet ist, sollte für den Artikel die Servicezusagenoption „Verkauf mit Servicezusage“ verwendet werden. Der Artikel kann weiterhin im Kundenauftrag fakturiert werden. Dem Artikel „Software-User“ kann ein Servicezusagenpaket hinzugefügt werden. Jedes Mal, wenn ein User ausgeliefert wird, werden ein Serviceobjekt und eine Servicezusage erstellt. Die Software Assurance kann periodisch (z.B. jährlich) in Rechnung gestellt werden.
Hardware und Wartung
Gleiche Einrichtung wie beim Verkauf von Software-Usern mit Wartung.
Weiterverkauf von Lizenzen und Abonnements
Das Servicezusagenpaket kann mehrere Zeilen enthalten. Eine Zeile kann für die Rechnungsstellung an den Kunden und eine andere für die Rechnungsstellung an den Kreditor verwendet werden. Wenn es keine Einmalzahlung gibt, sollte die Position die Servicezusagenoption „Verkauf mit Servicezusage“ verwenden.
Verkauf von Rechenleistung (basierend auf Nutzungsdaten)
Die Position verwendet die Servicezusageoption „Servicezusagenartikel“. Die Zeile Servicezusagenpakete muss als Nutzungbasierte Abrechnung gekennzeichnet sein. Die Vertragsrechnung wird durch Einlesen und Verarbeiten der Nutzungsdaten erstellt.
Leasing
Die Erstellung von Rechnungen auf monatlicher Basis für Kunden kann mit Hilfe eines Servicezusagenartikels erfolgen. Die Überleitung zum Anlagevermögen muss manuell erfolgen.
Garantie
Eine Position mit der Servicezusagenoption „Verkauf mit Servicesage“ legt jedes Mal ein Serviceobjekt an, wenn die Position in einem Kundenauftrag versandt wird. Das Serviceobjekt speichert das Datum, an dem der Artikel versandt wurde. Es gibt eine Option in der Zeile Servicezusagenpaket, die in einem Vertrag nicht in Rechnung gestellt wird. Wenn zusätzliche Informationen gespeichert werden müssen, ordnen Sie ein Servicezusagenpaket mit dieser Option zu (Rechnungsstellung über = Verkauf).
Vorausbezahlte Leistungen / Kontingente
Wenn ein Service verkauft und periodisch in Rechnung gestellt wird, kann die Abo-Rechnung verwendet werden. Allerdings kann Subscription Billing weder die Erfüllung noch das Restbudget der Kontingente verfolgen. Die Singhammer IT Consulting AG hat die ursprüngliche Subscription Billing App erweitert, um diese Lücke zu schließen. Diese App (DYCE Recurring Prepaid Services) wird in den nächsten Monaten für den Business Central Standard erweitert werden.
Über den Autor
Tobias Oertel fing vor sieben Jahren bei Singhammer als Business Central Consultant an, bis er 2020 ins Produkt-Team wechselte. Als Product Owner und Product Designer trug er entscheidend zur Entwicklung diverser DYCE-Apps bei. Sein Detail-Wissen und seine hohen Qualitätsansprüche werden intern wie extern sehr geschätzt. Mit ihm kann man sich stundenlang über neue Feature-Ideen, Testfälle, KI-gestützte Sprachmodelle und Apnoe-Tauchen unterhalten.
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