Von SITE zu DYCE: Ihr Weg in die Cloud

Nein. Wichtig ist, dass Sie nicht erwarten, dass mit der Umstellung auf DYCE alles so funktioniert und aussieht wie zuvor. Dynamics 365 Business Central + DYCE ist nicht das Gleiche wie SITE, nur halt in der Cloud. In unsere DYCE-Apps ist die Erfahrung aus über 25 Jahren SITE eingeflossen und weiterentwickelt worden. Darum ist DYCE zwar in vielen Punkten ähnlich, aber nicht vollständig identisch mit SITE.

Eine gewisse Einarbeitungs- und Übergangszeit sollte bei beiden möglichen Wegen in die Cloud (Neuaufsetzen und Transition Packs) eingeplant werden.

Wir setzen für Sie ein völlig neues System in der Cloud auf, so als hätten Sie bisher ein Fremdsystem eingesetzt und möchten nun Microsoft Dynamics 365 Business Central und DYCE. Das kommt einem Neueinführungsprojekt gleich und erfordert einen hohen Aufwand auf Kundenseite. Der Kunde ist hier für die Exporte aus dem Altsystem und die Importe im neuen System, für die Datenaufbereitung und Selektion zuständig. 

Ein neues System ist unbelastet von Altdaten und längst überholten Einrichtungen, quasi eine grüne Wiese, auf der man Prozesse komplett neu definieren kann. 

Sie als Kunde müssen einen hohen Aufwand einplanen, um ein funktionierendes System zu erhalten. Sie müssen mit viel Zeit zur manuellen Sichtung und ggf. zur Änderung von Einrichtungstabellen, für die Datenübernahme sowie zum Testen rechnen. 
Auch wenn Sie bei DYCE vieles wiedererkennen werden – es ist nicht SITE in der Cloud! Es gibt z. B. deutlich abweichende Datenstrukuren bei den Verträgen und Sie müssen neue Artikel für Dienstleistungen und Vertragsleistungen anlegen. 

Um die notwendigen Daten einzupflegen, müssen diese mehrfach ermittelt, bereinigt und modifiziert werden. Abweichende Strukturen müssen beachtet werden. Nach unserer Erfahrung wird der zeitliche und personelle Aufwand auf Kundenseite dafür oftmals unterschätzt. 

Die zweite Option nennen wir "SITE2DYCE". Sie beinhaltet nicht nur eine selektive Übernahme Ihrer Daten, sondern auch die Übernahme der Einrichtungen und der Buchhaltungsdaten. Damit geben wir Ihnen die Möglichkeit, zentrale Daten einer vorhandenen SITE-Lösung in die Cloud zu "migrieren". Es werden allerdings nur Daten übertragen, die Sie in der Cloud auch weiterhin nutzen können.

Da es daher keine echte "Migration" ist (die Sie aus der Vergangenheit kennen), sondern ein technisch unterstützter Systemwechsel, setzen wir hier Anführungszeichen.

Vor der Cloud-"Migration" müssen die Daten in eine Business-Central- und DYCE-konforme Datenstruktur gebracht werden (Transition). Diese Datenmigration, die Umstellung auf neue Datenstrukturen und die Modifikation und Neuanlage von Daten (z.B. Artikelstammdaten) verursacht nicht nur externe Entwicklungskosten, sondern auch internen Aufwand auf Kundenseite für Schulung und Tests.

Dennoch schätzen wir das "Neuaufsetzen" als deutlich aufwändiger ein. 

Wir schnüren für Sie verschiedene Datenpakete, die Sie aus SITE mit in die Cloud nehmen können, sogenannte Transition Packs (TP). Wir unterscheiden 3-4 TP's.

TP1: Basis

• Einrichtungsdaten wie Dimensionen, Setups,
• Stammdaten Debitoren, Kreditoren, Kontakte, Artikel mit notwendigen Modifikationen
• Finanzbuchhaltung mit Kontenplan, Buchungsgruppen, Buchungsmatrix, Sachposten,
• Anlagenbuchhaltung

TP2: Verträge (optional)

• Modifizierte Leistungseinrichtung für Subscription Billing
• Debitoren- und Kreditorenverträge, mit Leistungsgegenständen und Leistungen
• Offene Vertragsposten

TP3/TP4: Dienstleistungen, Einkauf, Verkauf (optional)

• Neuanlage DL-Artikel aus DL-Ressourcen
• Übernahme DL-Belege als Projektaufgaben
• Übernahme der Verkaufs- und Einkaufsbelege
• Modifikation und Übernahme der Verkaufszeilen (z.B. Umstellung auf DL-Artikel)
• Übernahme des Lagerbestandes

Da bei Umstellung der DL-Ressourcen auf DL-Artikel auch die Verkaufszeilen umgestellt werden müssen, lassen sich die beiden Pakete nicht trennen. 

Alle wesentlichen Einrichtungen aus SITE werden übernommen, wie z. B. die Daten der Buchhaltung, die Stammdaten, die Bewegungsdaten und – wenn benötigt – auch die Lagerbestände. 
Nutzen Sie diese Chance: Die Transition Packs bringen Ihre Daten gleich in eine neue Tabellenstruktur mit neuen Logiken.

Auch wenn bspw. veraltete Stammdaten mit übernommen werden, können Sie diese oftmals nach Transition in die Cloud bereinigen. Die Vorbereitungen können Sie bereits im laufenden Betrieb vornehmen. 

Auch fehlerhafte und veraltete Einrichtungen und Einrichtungsdaten werden übernommen. Aber: Sie können diese nach der Transition und der Cloud-Migration bereinigen. Das Gleiche gilt für die Übernahme von eventuell veralteten Stammdaten. Bedingt durch die unterschiedlichen Funktionslogiken können manche Daten nicht, nicht vollständig oder korrekt übernommen werden. Dies können z.B. manuell angelegte Vertragszeilen sein, angearbeitete Zahlungspläne oder DL-Belege auf das STANDARD-Projekt sein.

Sie selbst haben weniger Aufwand, dafür entstehen Kosten für die Datenmigration und die Transition Packs. Außerdem sollten Sie einen höheren Speicherbedarf in der Cloud einplanen, da zunächst einmal mehr Daten übernommen werden.

Alle wesentlichen Daten für das laufende Tagesgeschäft können übernommen werden, sofern sie in der Cloud mit Business Central und DYCE nutzbar sind. Grundsätzlich werden alle Daten einer Tabelle übernommen sowie die jeweils verknüpften Nebentabellen; einzelne Datensätze einer Tabelle können nicht (de-)selektiert werden.

Grundsätzlich gilt, dass - ähnlich wie beim Neuaufsetzen - die Historie nicht übernommen wird (Ausnahme: die Sachposten der Buchhaltung). Darunter fällt nicht nur die Informationshistorie, sondern auch gebuchte Belege (Rechnungen, Gutschriften) sowie Postentabellen. 

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