Digitale Workflows statt Zettelwirtschaft und Aktenordner
Das papierlose Büro
ERP SITE setzt Papierkram im Büro ein Ende
Für ein papierloses Büro gibt es viele Gründe. Einer davon ist, ohne persönlichen Kontakt zusammenarbeiten zu können. Sei es zum Schutz der Gesundheit wie in der aktuellen Situation, wegen verteilter Unternehmensstandorte oder internationaler Teams. Nicht nur deshalb sind digitale Prozesse für den Unternehmenserfolg von großer Bedeutung: An Dokumenten in analoger Form kann etwa nicht gut gearbeitet werden, wenn das Team nicht am selben Ort ist. Aktenordner hin- und herzuschicken ist zum einen unwirtschaftlich und erhöht zum anderen die Verlust- und Fehleranfälligkeit.
Welche Vorteile bringt das papierlose Büro?
Die Vorteile papierloser Büros auf einen Blick:
Welche Auswirkungen haben papierbasierte Prozesse?
Vieles in Unternehmen wird nach wie vor analog abgewickelt. Rechnungen, Lieferscheine und andere Formulare werden auf Papier erstellt und in Umlauf gebracht. Solche Dokumente zu drucken, zu verschicken, zu unterschreiben und aufzubewahren, ist weit verbreitet.
Das alles erzeugt neben Zeit- auch finanzielle Aufwände, wie die folgenden Punkte verdeutlichen.
- Archivierung: Das Lagern von Schränken voll Ordnern braucht Platz
- Ausdrucke und Kopien: Ob ein- oder mehrfach ausgefertigt, es braucht Strom, Drucker, Kopierer, Tinte und Papier, um Dokumente für alle Mitarbeitenden bereitzustellen
- Händisches Verteilen: Dokumente auszudrucken und weiterzugeben, kostet Zeit – die für andere Aufgaben nicht zur Verfügung steht
Verbessern papierbasierte Abläufe die Effizienz?
Mit der Digitalisierung von Blättern und Ordnern wird es überflüssig, Aktenschränke zu kaufen und damit wertvolle Stellfläche zu belegen. Über ein digitales Dokumentenmanagement-System kann schnell und einfach auf digitalisierte Dokumente zugegriffen werden – von verschiedenen Standorten aus und sogar parallel. Werden analoge, papierbasierte Workflows wie Drucken, Unterzeichnen und Versenden digitalisiert und vereinheitlicht, reduziert dies wiederkehrende Aufwände. Anschaffungskosten zum Beispiel für Druckerzubehör und die Aufbewahrung von Dokumenten entfallen komplett. Daten an mehreren Orten zu sichern, ist einfach und im Vergleich zur mehrfachen physischen Archivierung und Sicherung von Dokumenten kostengünstig. Eine Wiederherstellung von Daten ist außerdem leichter und beeinträchtigt die Geschäftskontinuität nicht.
Ist das Büro ohne Papier nachhaltig?
Das Thema Ressourcenschonung nimmt heute eine immer wichtigere Rolle ein. Auch auf diesem Gebiet schneiden papiergebundene Prozesse nicht so gut ab wie papierlose. So sind etwa für die Herstellung eines einzigen Din-A4-Blattes gut 10 Liter Wasser nötig. Zudem wird Papier aus Holz hergestellt. Dass dieser Rohstoff dem schützenswerten Ökosystem Wald entstammt, ist hinlänglich bekannt. Mit dem Verzicht auf die Verwendung von Papier leisten Unternehmen einen Beitrag dazu, dass Wasser und Holz eingespart werden.
Steigert die Digitalisierung die Produktivität?
Die digitale Abwicklung vieler Unternehmensprozesse lässt sich mit ERP Software lösen. Sei es im Bereich Einkauf, Lager, Service oder Finanzen: ERP sorgt für die Verzahnung verschiedener Unternehmensbereiche und schafft zugleich mehr Übersicht: In allen Abteilungen steht jederzeit der aktuelle Datenbestand zur Verfügung. Eine lückenlose Informationshistorie schafft zusätzliche Transparenz.
Integriertes ERP für das digitale Arbeiten
Angefangen beim CRM über die Warenwirtschaft bis hin zum After-Sales-Service: Digitalisierte Prozesse sind mit unserem ERP SITE powered by Microsoft Dynamics 365 Business Central ganz einfach umzusetzen. SITE ist besonders auf die Bedürfnisse von IT-Unternehmen zugeschnitten und ermöglicht das papierlose Büro. Nicht nur wegen seiner Möglichkeiten rund um das Dokumentenverwaltung ist SITE eine gute Wahl für das digitale Büro.
Für den Umstieg auf SITE halten wir passende Zusatzlösungen vor: Mit dem Document-Capture-Add-on lassen sich Dokumente wie Lieferscheine schnell einlesen, um mit diesen papierlos in SITE weiterzuarbeiten. So kommt es auch nach der erfolgreichen Digitalisierung zu keinem Medienbruch, wenn Geschäftspartner Papierdokumente übergeben.
Jetzt Kontakt aufnehmen!
Sie fragen sich: Was bedeutet papierloses Büro? Wie funktioniert papierloses Büro? Oder Sie möchten mehr über die Funktionalitäten von SITE erfahren? Wir sind gerne Ihr Ansprechpartner. Bitte kontaktieren Sie uns! Wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück.
Fragen zum papierlosen Büro?
Herr Johannes-Peter Engel berät Sie gerne zum Thema!
