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IT-Prozessmanagement ERP

IT-Prozessmanagement integriert im ERP-System

Die Branchenlösung SITE unterstützt das Prozessmanagement in IT-Unternehmen

Prozessmanagement dient der kontinuierlichen und zielgerichteten Steuerung von Verwaltungsabläufen. Bei der Durchführung von Prozessmanagementprojekten ist die Modellierung der Prozesse eine wesentliche Komponente. Es müssen die fachliche Realität auf der einen Seite mit der prozessualen Idealsicht auf der anderen Seite „zusammenwachsen“.

Für die Bewältigung dieser Aufgabe sind sowohl Fachwissen als auch Methodenwissen und Erfahrung nötig. In IT-Firmen existieren verschiedene Aufgabenfelder und Prozesse, z. B. unterschiedliche Serviceprozesse oder die Abwicklung von Helpdesk-Fällen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen all diese Unternehmensabläufe miteinander verzahnt werden und ineinandergreifen.

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement lässt sich in vier Abschnitte einteilen:

  1. Definition
  2. Strukturierung
  3. Umsetzung
  4. Optimierung

Dabei wird jederzeit überprüft und kontrolliert, wer welche Aufgaben wann, wie und womit durchführt. Insbesondere in Unternehmen mit vielen verschiedenen Abteilungen, die eventuell mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, lohnt sich die Implementierung eines systemgestützten Prozessmanagement-Systems, um mehr Effizienz und Transparenz zu erreichen.

Ablauf der Optimierung des Prozessmanagements

Vor der Einführung eines systemgestützten Prozessmanagement-Systems gilt es, sowohl technische Fragestellungen als auch organisatorische Aspekte wie die strategische Ausrichtung, Organisationskultur und die Einbindung von Prozessbeteiligten zu berücksichtigen. In einem Analysegespräch wird der Prozess analysiert und Schwachstellen identifiziert. Basierend darauf geht es um eine Ursachenanalyse, um neue Prozesse zu definieren, alte zu optimieren und IT-gestützt zu implementieren.

Ziele definieren und Prozesse dokumentieren

Das IT-Prozessmanagement lässt sich als die Definition der Prozesse beschreiben, die durch die IT unterstützt werden. Dabei wird die Einführung neuer Arbeitsablauf- oder Arbeitsfluss-Systeme angestrebt und Informationssysteme auf deren Prozessunterstützung hin überprüft. Das allgemeine Ziel ist es dabei, die eigenen Geschäftsprozesse zu kennen und so zu nutzen, um sich auf die Kunden einzustellen und entsprechend die Unternehmensziele besser zu erreichen. ERP-Systeme unterstützen dabei die Workflows und Geschäftsprozesse über Abteilungen, Niederlassungen und Partnerunternehmen hinweg.

Wie erkennt man Schwächen im Prozessmanagement?

Bei vielen Unternehmen werden Insellösungen genutzt, um einzelne Geschäftsbereiche abzudecken. Das Problem: Jede Abteilung arbeitet für sich. Es kommt zu Unstimmigkeiten in den Abläufen und doppelte Arbeiten von unterschiedlichen Verantwortlichen zu unterschiedlichen Zeiten im Prozess werden durchgeführt. Zudem sind keine Standards für einen Prozess hinterlegt und unklare Regeln für die Bearbeitung von Dokumenten oder Freigaben herrschen vor. Diese unklaren Abstimmungsabläufe führen zu viel zu langen Projektlaufzeiten und erhöhen die Betriebskosten.

In einem gemeinsamen Vorgespräch lernen unsere Experten Ihre Kernprozesse kennen und bewerten diese in einer groben Sortierung. Anschließend werden die Teilprozesse diagnostiziert. Es folgt eine detaillierte Aufbereitung der Prozesse, z. B. die Analyse der Servicequalität, Durchlaufzeit und Kosten. Durch diese ausführliche Gegenüberstellung der Hierarchien können Schnittstellen aufgezeigt und als Basis für das Optimierungspotenzial genutzt werden. Durch diesen Prozess werden Blindleistungen und Fehlleistungen erkannt sowie die strategische Bedeutung der Prozesse unter die Lupe genommen.

Mit der Einführung eines ERP-Systems lassen sich die bestehenden Workflows und Geschäftsprozesse über Abteilungen, Niederlassungen und Partnerunternehmen hinweg steuern. Durch die Neuausrichtung der Prozesse lassen sich Schwachstellen beheb

Typische Prozesse, die Sie mit SITE abbilden und verzahnen können:

  • CRM: von der Kontaktverwaltung über die Aktivitätenhistorie bis hin zum Kampagnen- und Leadmanagement
  • Angebots- und Auftragswesen
  • Umfangreiches Prozessmanagement und -controlling
  • ITIL-Prozessabbildung

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