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Professional Services ERP

SITE – Das ERP-System für Professional Services

Komfortable Projektverwaltung, u. a. mit Projektstrukturplänen (GANTT), grafischer Ressourcenplanung, projekteigener Preishinterlegung, Abrechnung nach Aufwand und Festpreis in einem Projekt, WIP-Buchungen und diverse Reports:

  • Mitarbeitercontrolling-Matrix mit Ressourcen-Forecast, Auslastung, abrechenbaren Tagen, Umsatz pro Mitarbeiter/Team/Unternehmen etc. 
  • Zeiterfassung mit webbasierter Online-Eingabe, Freigabe von erfassten Zeiten, Verwaltung von Überstunden und Mehrarbeitszeit
  • Installierte Basis mit hinterlegbaren Servicevereinbarungen mit dem Kunden (SLAs)
  • Vielfach anpassbare Vertrags- und Fakturierungsmodelle für Managed-Services-Anbieter

Unser ERP-System für IT-Dienstleister und Managed-Service-Provider erfüllt die Anforderungen der IT-Branche, damit Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit und Geld sparen. Durch eine effiziente Ressourcenplanung werden die Geschäftsprozesse smarter: Von CRM und Helpdesk bis hin zur Finanzbuchhaltung.

ERP-System für IT-Dienstleister: Ihre effiziente Ressourcenplanung

ERP: Das steht für Enterprise-Resource-Planning. Dabei handelt es sich um eine betriebswirtschaftliche Software zur Steuerung von Unternehmensprozessen und der Vernetzung aller Geschäftsbereiche. In einem ERP-System werden Zahlen, Informationen, Rechnungen und vieles mehr aus den Bereichen Finanzen, Marketing und Vertrieb hinterlegt. Diese werden zentral in einer Datenbank verwaltet und sind für alle Zuständigen abrufbar. Durch den stetigen Informationsfluss werden Arbeitsabläufe vereinfacht, Prozesse und Unternehmensbereiche verzahnt und damit die Produktivität gesteigert.

Die Bedürfnisse von IT-Unternehmen unterscheiden sich hinsichtlich ihres Kundenspektrums sowie ihrer Größe und der Komplexität ihrer Geschäftsprozesse. Kleinere Unternehmen lagern beispielsweise die Buchhaltung oftmals aus, für IT-Systemhäuser sind meist Funktionen wie ein zentraler Helpdesk und eine schnelle, einfache Zeiterfassung notwendig. Auch spezifische Module wie CRM oder e-Commerce-Anbindungen können eingerichtet werden. Bei der Einführung und individuellen Anpassung Ihres ITSM orientieren wir uns an der Maßgabe: So standardisiert wie möglich, so individuell wie nötig. Für diese Anwender ist die Arbeit mit einem ERP-System sinnvoll:

  • Finanzwesen: Buchhaltung, Rechnungswesen, Reporting
  • Warenwirtschaft: Materialbedarfsplanung
  • Entwicklung: Ressourcenplanung, Informationsmanagement
  • Vertrieb: Leadmanagement, Angebot, Auftrag

Wie funktioniert ein ERP-System?

Eine Softwarelösung für Enterprise-Resource-Planning ermöglicht eine ganzheitliche Abbildung aller Prozesse im Unternehmen. Unsere IT-Business Solution SITE basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Systemhäuser, Softwareentwickler und IT-Dienstleister erhalten mit dem ERP-System ein ITSM (IT-Service-Management), das Transparenz und Informationsfluss garantiert – vom Erbringen der Dienstleistung über den Helpdesk bis hin zu Zeiterfassung und Controlling.

Hinweis: Ein ERP-System darf nicht mit einem Warenwirtschaftssystem gleichgesetzt werden. Vielmehr ist das ERP-System die übergeordnete Softwarelösung, welche die Warenwirtschaft einschließt.

Warum ist die Einführung eines ERP-Systems in der IT-Branche sinnvoll?

Ab einer gewissen Firmengröße erhöhen sich die Datenmengen deutlich. Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird viel mit Excel-Tabellen gearbeitet und verschiedenste Softwarelösungen eingesetzt, um alle Unternehmensprozesse abzubilden. Schnell kann der Überblick verloren gehen – und genau das, gilt es zu verhindern. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist notwendig, um schlanke Abläufe zu erzeugen und unternehmensintern schnell kooperieren und handeln zu können.

Mit der Integration eines ERP-Systems in Ihr IT-Unternehmen werden alle Daten, die in unterschiedlichen Systemen existieren, in einer Lösung zusammengefügt und eine zentrale Zugriffsstelle erzeugt, wodurch der Einsatz von zusätzlicher Software nicht erforderlich ist. Das ITSM (= IT-Service-Management) eliminiert Insellösungen und erzeugt Transparenz zwischen allen Abteilungen – bis hin zur Geschäftsführung.

Als Cloud-Solution-Provider bieten wir mit unserem ERP-System für IT-Dienstleister ein Cloud-Vertragsmanagement, um nutzungsbasierte Verträge wie SaaS, IaaS oder CSP-Subscriptions mit geringem Verwaltungsaufwand zu verwalten. Durch unsere etablierte und fundierte Einführungsmethode erhalten Sie kompetentes Wissen mit unserem ITSM. Die Erfolge: hohe Kundenzufriedenheit durch intuitive und reibungslose Prozesse.

Wie unterscheiden sich die ERP-System-Lösungen im Einsatz?

ERP-Systeme für die IT unterscheiden sich in den einzelnen Modulen, die konfiguriert werden können. An sich unterscheidet sich ein ITSM für den Mittelstand von einer Lösung für internationale Kunden dahingehend, dass im Mittelstand die Prozesse seltener harmoniert und über Sprach- und Ländergrenzen hinweg vereinheitlicht werden. Aber auch ein KMU kann höchst komplexe Unternehmensprozesse haben oder betreut internationale Kunden, an welche die interne Prozesslandschaft angepasst werden muss. SITE ist eine mittelstandsorientierte ERP-System-Lösung, die sicher und nach einer erprobten Einführungsmethode im Unternehmen implementiert werden kann.

Die Arbeitsabläufe im Bereich Support und Customer-Service sind in der Regel sehr ähnlich: Hier liegen das CRM im ERP, eine lückenlose Kontakt- und Informationshistorie für eine bessere Kundenpflege und -verwaltung, ein zeitnaher und professioneller Kunden-Support und ein integrierter Helpdesk im Fokus der Implementierung.

Für ausführliche Informationen kontaktieren Sie uns und wir besprechen gemeinsam die für Sie effiziente Lösung für Ihre Unternehmensprozesse.

ERP-System: mit wirtschaftlichen Vorteilen ans Ziel

Ob IT-Dienstleister, technischer Handel, mittelständisches Systemhaus oder globaler Konzern – ein ERP-System ermöglicht, Kosten einzusparen und eine Automatisierung interner Prozesse zu erreichen. Die Auswirkungen sind bis in die Geschäftsführerebene zu spüren, wo die Unternehmensentwicklung – auch durch mehr Transparenz via Auswertungen und Analysen – aktiv verfolgt und Probleme frühzeitig erkannt werden können. Weitere Vorteile einer IT-Branchenlösung sind:

  • Transparenz: Alle Bearbeitungsschritte eines Projektes sind von allen Beteiligten schnell nachzuvollziehen.
  • Integriertes Warenwirtschaftssystem: Die intuitive Oberfläche erleichtert die Prozesse.
  • Zugriffs- und Rechtemanagement: Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die Datenbank, die Rechte können jedoch auch verwaltet und eingeschränkt werden.
  • Helpdesk: Eingehende Kundenwünsche und Probleme werden schnell und bequem bearbeitet.
  • Kosten: Das ERP-System senkt IT-Kosten aufgrund der zentralen Steuerung über eine Softwarelösung.
  • Automatisierung: Interne Prozesse werden in einer ERP-Lösung vereinheitlicht und automatisiert, für eine schnellere Abwicklung.
  • Wettbewerbsfähigkeit: Die Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse schafft Vorteile gegenüber der Wettbewerber.
  • Aktualität: Das ERP-System ist stets an aktuelle Richtlinien und Gesetzesänderungen angepasst.
  • Sicherheit: Die Datenbanken sind entsprechend aktueller Vorschriften gesichert, auch durch eingeschränkte Zugriffsrechte wird Sicherheit gewahrt.
  • Motivation und Produktivität: Schnelle und einfache Arbeitsabläufe sparen Zeit und Geld und erhöhen die Produktivität der Mitarbeiter.

Aufbau des ERP-Systems – dimensional und vernetzt

Mithilfe der Geschäftsressourcenplanung können jeder Buchung beliebige Merkmale, so genannte Dimensionen, beigesetzt werden. In der Abschlussrechnung können so der Buchhaltung alle notwendigen Informationen über das Projekt mitgeteilt werden, z. B. Kunde, Projektleiter, Verkäufer, Zielgruppe, Projekt, Hersteller etc. Als etablierter Anbieter einer ERP-Software wissen wir, welche Funktionen für effiziente Unternehmensprozesse notwendig sind:

1) Dienstleistung

Mithilfe des ERP-Systems können IT-Dienstleister und Systemhäuser die Aufträge planen, ausführen und abrechnen. Dabei behalten Unternehmen stets den Überblick über Budget und Zeit, die Ressourceneinsätze, Aufgabenbeschreibung und die Projektverknüpfung.

2) CRM

Das CRM beginnt mit dem Kampagnenstart und der Sammlung von Leads. Über das ERP-System können die Aufgaben für Verkäufer und Teams definiert werden und Aktivitäten getrackt werden.

3) Projekt

Von der Vorplanung bis zur Realisierung wird das Projekt dank ITSM umgesetzt. So finden Mitarbeiter an zentraler Stelle den Projektplan, den Dienstleistungsauftrag und das Budget-Controlling. Entsprechend wird die Budgetschätzung explizierter und transparenter für den Kunden.

4) Verträge

Aufträge, inkl. Artikel und Leistungsumfang, werden definiert und zentral abgelegt. Bequem kann die Menge geändert werden und Debitoren- und Kreditorenverträge durchgeführt werden.

5) Helpdesk Im ERP-System verankert ist auch ein Kundenportal, das eine schnelle Abwicklung des Abwicklungsprozesses von Incidents und Supportfällen garantiert. Hinterlegte Tickets informieren über das Problem, den Status und die Abrechnung.

6) Kontingente

Sind mehrere Personen an einem Projekt beteiligt, muss über das Budget informiert werden. Die ERP-IT-Lösung ermöglicht die Unterscheidung zwischen Prepaid-Kontingent und periodischem Kontingent.

7) Multicompany/Intercompany Verrechnung Der finale Vorteil: Alle Stammdaten sind zentral gelagert und können von jeder Abteilung genutzt werden. Die Transparenz über die Abteilungen hinweg ermöglicht eine schnelle Übersicht.

Die Einführung Ihrer – standardnahen oder individuellen – Software SITE ist klassisch oder agil möglich. Wie wir dabei vorgehen? Mit jahrzehntelanger Erfahrung besonders im Mittelstand und unserer erprobten Methode begleiten wir Sie eng auf dem gesamten Weg der Implementierung. Wir begleiten Sie in allen Phasen. Sie können sich auf einen gemeinsamen Weg mit uns hin zum Produktivbetrieb verlassen.

1) Analyse-Workshop

Wir betreuen Ihre Anforderungen, analysieren Ihre Prozesse, definieren Workflows und klären alle wichtige Fragen, zum Beispiel bezüglich der Datenmigration. Auch klären wir mögliche Individualanpassungen Ihres Systems.

2) Design-Phase

Wir definieren Prozesse, legen Stammdaten und User an – Ihr System wird zum Leben erweckt.

3) Development-Phase

Es erfolgt das Customizing: Wir richten mit Ihnen das System entlang Ihrer Anforderungen ein. Auf Wunsch passen wir Ihr SITE auch an besonders kritische Abläufe individuell an. So wird der Effizienz-Turbo für Ihre Unternehmensprozesse gezündet.

4) Deployment-Phase

Zunächst werden Ihre Mitarbeiter zu Anwendern geschult, der Start wird vorbereitet, es folgen letzte Tests und der Countdown zur Zündung läuft. Das Konzept wird Realität.

SITE in Betrieb: Wir sind und bleiben Ihr Partner

Nach dem Go-live geht unsere Zusammenarbeit weiter. Wir sind heute, morgen und in Zukunft für Sie da. Beratung und Service Bei Fragen rund um SITE erreichen Sie uns ganz einfach per Telefon, E-Mail oder über unser Online-Serviceportal.

Dort können Sie auch den aktuellen Stand Ihrer Anfragen und Tickets jederzeit einsehen.

Migration Ihres SITE-Lösungspakets

Beim Umstieg auf eine höhere SITE-Version unterstützen wir Sie in gewohnter Weise: schnell und unkompliziert. So erfüllt Ihr Lösungspaket etwa hinsichtlich Funktionen und Schnittstellen Ihre Ansprüche stets bestens.

Mehrwert-Informationen für Sie

Zu den aktuellen Entwicklungen rund um SITE, Microsoft und die Branche halten wir Sie stets auf dem Laufenden. Dafür bieten wir Ihnen zum Beispiel spezielle Events, Newsletter und Webcasts an.

SITE – die ERP-Software, die alle Anforderungen Ihrer IT-Firma löst

SITE erleichtert die Arbeit von Systemhäusern, Software-Anbietern und IT-Dienstleistern. Alle Geschäftsprozesse vom Erstkontakt über Helpdesk bis zu Faktura und Controlling sind in dieser Verknüpfung von ERP- und CRM-Software integriert.

Wir entwickeln SITE seit 1994 speziell für die IT-Branche. Mit der einzigartigen Kombination aus unserem Produkt und unserer Branchen-Expertise optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse – jetzt und in Zukunft. 

Unser ERP-System passt sich Ihren Anforderungen an und ist für kleine Betriebe ebenso geeignet wie für internationale mittelständische IT-Unternehmen. Damit Sie einfach wachsen können.

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