ZUGFeRD – der Standard für elektronische Rechnungen
Versenden Sie Ihre Rechnungen noch auf Papier oder schon einfach und digital? Immer mehr Rechnungen und Belege werden nicht mehr auf dem Postweg versandt, sondern über sichere Dateiformate über das Internet. Hier haben sich ZUGFeRD und XRechnung als Datei-Format etabliert. Die Version ZUGFeRD 2.0 entspricht dabei der europäischen Norm EN 16931.
Mit der Erweiterung eBeleg365 für SITE können Sie ganz einfach e-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen, auslesen und an Ihre Geschäftspartner versenden.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD bedeutet Zentraler User-Guide des Forums für elektronische Rechnung Deutschland und bezeichnet ein einheitliches Rechnungsformat für den Austausch strukturierter e-Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden. Das ZUGFeRD-Format ist dabei nicht nur auf Deutschland beschränkt, sondern international kompatibel und frei zugänglich.
ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem ISO-Standard PDF/A-3. Sie kombinieren maschinenlesbare XML-Daten und menschenlesbare PDF-Daten in eineDokument. So können Rechnungen sowohl händisch als auch maschinell mit automatisierten Prozessen verarbeitet werden. Das PDF/A-3-Format ist für die Langzeitspeicherung geeignet. So sind die e-Rechnungen auch am Ende der gesetzlich vorgeschriebenen 10-jährigen Verwahrungsfrist noch lesbar.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format setzt für die Verarbeitung von e-Rechnungen auf eine Hybrid-Lösung. In die Bilddarstellung der Rechnungsinformationen sind die Daten zusätzlich im maschinenlesbaren XML-Format eingebettet. So können Rechnungsdaten von der ZUGFeRD-Software automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden, obwohl sie aussehen wie eine ganz normale PDF-Rechnung.
Jeder e-Rechnung wird in der ZUGFeRD-Software eine eigene digitale Signatur zugewiesen. So entsprechen die ZUGFeRD-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen für die Langzeitarchivierung und sind manipulationssicher. Auch das Einfügen von Signaturen wie PAdES und Stempeln wird vom PDF/A-3-Format unterstützt.
Warum sollten Sie ZUGFeRD nutzen?
ZUGFeRD bietet dem Anwender viele Vorteile. Mit ZUGFeRD wird die Rechnungsstellung bzw. der Rechnungsaustausch einfach, schnell und komfortabel – sowohl zwischen Unternehmen als auch zwischen Behörden. Durch das einheitliche Format ist das Versenden und Empfangen ohne Formatabsprache oder zusätzliches Konvertieren möglich. Auch das Auslesen der ZUGFeRD-Rechnungen per Hand ist nicht mehr nötig, da die XML-Daten vom ERP-System erfasst und automatisiert weiterverarbeitet werden. Das macht die Verwaltung einfacher und effizienter.
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