Von On-Premise zur Cloud-Lösung:
Wie GBTEC die Grundlage für weiteres Wachstum schaffte
Wie modernisiert man ein über Jahre gewachsenes ERP-System, ohne laufende Geschäftsprozesse zu gefährden? Die GBTEC Software AG stand genau vor dieser Herausforderung.
Gemeinsam mit der Singhammer IT Consulting AG migrierte das Unternehmen von der On-Premises-Lösung SITE auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und DYCE. Das Ergebnis: höhere Datenqualität, moderne Cloud-Prozesse und eine Projektabrechnung, die heute statt 15 Tagen nur noch zwei Tage benötigt.
Für diese Success Story sprachen wir mit Yvonne Cegelski, Team Lead Order Management & Billing bei GBTEC Software AG. Sie begleitete die ERP-Transformation maßgeblich und gab Einblicke in die Herausforderungen, Entscheidungen und Erfolge des Projekts.
Projekthighlights auf einen Blick
- Migration von SITE in die Cloud zu Microsoft Dynamics 365 Business Central und DYCE
- Go-live nach ca. 10 Monaten Projektlaufzeit
- Parallele Einführung von Business Central, Salesforce und Power BI
- DYCE Professional Services Suite und DYCE Business Suite im Einsatz
- Klare Strategie: Standard statt Sonderprogrammierung
- Gewinn: Projektabrechnung von 15 Tagen auf 2 Tage reduziert
- Langjährige Partnerschaft mit Singhammer als Erfolgsfaktor
Ausgangslage: Gewachsene Strukturen stießen an ihre Grenzen
Vor der Modernisierung arbeitete GBTEC mit einer stark individualisierten On-Premises-Lösung. Über die Jahre hatten sich zahlreiche Anpassungen und manuelle Prozesse etabliert. Die größten Herausforderungen waren:
- hoher manueller Aufwand bei Reporting und Abgrenzungen
- zahlreiche Excel-basierte Prozesse außerhalb des ERP-Systems
- inkonsistente Datenstrukturen
- fehlende Standardisierung in zentralen Abläufen
- auslaufender Microsoft-Support für die bestehende Lösung
„Der eigentliche Auslöser war der auslaufende Microsoft-Support für unsere On-Premises-Lösung. Unsere internen Security-Richtlinien haben klar vorgegeben, dass wir auf ein modernes Cloud-System wechseln müssen“, erklärt die ERP-Projektverantwortliche Yvonne Cegelski von GBTEC.
Für das Softwareunternehmen war schnell klar: Die ERP-Einführung sollte nicht nur ein technisches Upgrade werden, sondern die Chance bieten, Prozesse grundlegend zu hinterfragen und zukunftsfähig aufzustellen.
Die Lösung: Cloud-ERP mit DYCE und ein vertrauter Partner an der Seite
Die Entscheidung fiel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central in Kombination mit den DYCE Professional Services Suite und DYCE Business Suite von Singhammer. Damit nutzt GBTEC heute unter anderem Lösungen für Projektabrechnung, Zeiterfassung sowie zahlreiche Erweiterungen zur Optimierung täglicher Geschäftsprozesse.
Für GBTEC war die ERP-Einführung kein Neustart, sondern der nächste Schritt einer langjährigen Partnerschaft. Bereits zuvor setzte das Unternehmen die Singhammer-Lösung SITE ein. Die bestehenden Erfahrungen mit Software und Team sowie das gegenseitige Vertrauen spielten daher eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für DYCE und Business Central.
„Die Frage, den Partner zu wechseln, hat sich für uns eigentlich nie gestellt. Ein langjähriger Partner kennt die Prozesse, die Herausforderungen und die Zusammenhänge im Unternehmen. Dieses Wissen ist bei einer ERP-Einführung Gold wert.“ – Yvonne Cegelski
Das Projekt: Drei zentrale Systeme in weniger als einem Jahr modernisiert
Die ersten Gespräche zur Investitionsabschätzung begannen im dritten Quartal 2024. Nach den Vorbereitungen Ende 2024 erfolgte der Go-live am 1. Oktober 2025.
Dabei handelte es sich nicht um ein reines ERP-Projekt. Parallel zur Einführung von Business Central und DYCE führte GBTEC Salesforce als neues vertragsführendes CRM-System sowie Power BI als moderne Reporting-Plattform ein. Drei zentrale Unternehmenssysteme mussten zeitgleich aufeinander abgestimmt werden.
Eine der größten Herausforderungen war die Migration der umfangreichen Bestandsdaten.
„Die Datenmigration war mit Abstand die größte Herausforderung. Wir haben unzählige Stunden damit verbracht, Daten aus dem Altsystem zu analysieren, aufzubereiten und sauber ins neue System zu überführen“, erinnert sich die Finance-Expertin Yvonne Cegelski.
Bemerkenswert dabei: Die Datenmigration wurde von GBTEC selbst durchgeführt. Die intensive Auseinandersetzung mit den Daten sorgte für ein tiefes Verständnis der neuen Prozesse und der eigenen Datenbasis.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die bewusste Entscheidung, möglichst nah am Standard zu bleiben.
„Viele Unternehmen überlegen, wie sie das System anpassen können, damit es ihre bestehenden Prozesse abbildet. Erfolgreicher ist oft die Frage: Wie müssen wir unsere Prozesse verändern, damit wir mehr vom Standard profitieren können?“ – Yvonne Cegelski
Das Ergebnis: Mehr Transparenz, bessere Datenqualität und schnellere Prozesse
Bereits heute profitiert GBTEC von deutlichen Verbesserungen:
- höhere Datenqualität und Transparenz
- deutlich bessere Benutzerfreundlichkeit
- moderne Reporting-Strukturen mit Power BI
- vereinfachte und harmonisierte Vertragsstrukturen
- Grundlage für weitere Automatisierungsschritte
Besonders messbar wird der Nutzen in der Projektabrechnung:
„Früher haben wir für die Projektabrechnung rund 15 Tage gebraucht. Mit DYCE schaffen wir das heute in etwa zwei Tagen.“ – Yvonne Cegelski, Team Lead Order Management & Billing
Darüber hinaus arbeitet GBTEC bereits an einer Schnittstelle zwischen Salesforce und DYCE, um die Übernahme von Bestellungen künftig weiter zu automatisieren.
Fazit: Klare Empfehlung für Singhammer
Für GBTEC war die Einführung von Business Central und DYCE weit mehr als eine technische Migration. Das Projekt schuf die Grundlage für moderne, cloudbasierte und skalierbare Geschäftsprozesse.
Besonders positiv bewertet Yvonne Cegelski von GBTEC die Zusammenarbeit mit Singhammer:
„Ich würde Singhammer jederzeit weiterempfehlen. Die Zusammenarbeit ist professionell, unkompliziert und wir haben durchweg kompetente Ansprechpartner erlebt. Wenn Kunde und Dienstleister partnerschaftlich zusammenarbeiten und gemeinsam nach Lösungen suchen, kann ein solches Projekt sehr erfolgreich werden. Genau diese Erfahrung haben wir gemacht.“
Über GBTEC
Die GBTEC Software AG ist ein international tätiger Softwareanbieter für Business Transformation, Business Process Management (BPM), Process Automation, Enterprise Architecture Management sowie Governance, Risk & Compliance (GRC). Das 2005 gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Bochum und betreibt weitere Standorte in Deutschland, Österreich, Spanien, Australien und den USA. Mit rund 500 Mitarbeitenden weltweit unterstützt GBTEC Unternehmen dabei, Prozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und kontinuierlich zu optimieren. Das Kernprodukt des Unternehmens ist die KI-gestützte Business-Transformation-Plattform „BIC Platform“.
Mehr Informationen: www.gbtec.com
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