Vier gewinnt bei easySoft:
Best-of-Breed mit Sales, Business Central, Jira und DATEV
Vom umständlichen Altsystem zur integrierten, zukunftsfähigen Systemlandschaft: Gemeinsam mit Singhammer hat easySoft seine Prozesse modernisiert, vier Systeme intelligent verbunden und die Basis für nachhaltiges Wachstum geschaffen.
Steckbrief
Kunde: easySoft GmbH
Branche: Software für Bildungs- & Gesundheitseinrichtungen
Mitarbeitende: ca. 90
Projektstart: Januar 2023
Go-live: September 2023
Lösung: Best-of-Breed mit DYCE + Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics Sales, Jira und DATEV
Gewinn: Durchgängige Prozesse ohne Doppelpflege, schnelle Abrechnung, maximale Transparenz und Zukunftssicherheit
Die Ausgangslage
Ein stark angepasstes CRM als Business Software kam an seine Grenzen
Das erste Kennenlernen 2018 war schon etwas Besonderes: Auf Anhieb stimmte die Chemie zwischen easySoft und Singhammer. Die Baden-Württemberger ließen sich damals die aktuelle SITE-Version zeigen und waren überzeugt vom fachlichen Tiefgang und professionellen Auftreten – verschoben aber zunächst die Ablösung ihres Systems.
Vier Jahre später war es dann soweit. Das alte, stark angepasste CRM-System bei easySoft reichte hinten und vorne nicht mehr aus, um den Anforderungen eines modernen und wachsenden Software-Unternehmens gerecht zu werden. easySoft wandte sich erneut an Singhammer und war von DYCE, den cloud-basierten App-Erweiterungen zu Business Central, begeistert.
Die Zusammenarbeit
Best-of-Breed statt "multifunktionaler Monsterlösung"
Als im November 2022 die Entscheidung für DYCE gefällt wurde, steckten zwar einige Apps noch in den Kinderschuhen, aber:
Der bestehende Funktionsumfang deckte bereits viele wesentliche Anforderungen ab. Und das System stand auf technologisch aktueller Basis. Überzeugt hat uns aber vor allem das tiefe Prozess- und Branchenverständnis von Singhammer in den vorbereitenden Workshops.“
Matthias Bauer | Prokurist und Mitglied der Geschäftsführung bei easySoft
Das Projekt startete im Januar 2023 mit einem ehrgeizigen Zeitplan, klarer Budgetgrenze und hoher Eigenleistung auf Kundenseite. Singhammer stellte sich flexibel auf diese Rahmenbedingungen ein. Mit einem disziplinierten, praxiserfahrenen Team auf beiden Seiten gelang es, das Projekt zielgerichtet umzusetzen – trotz aller Komplexität.
Man verfolgte einen Best-of-Breed-Ansatz, das heißt, es galt vier Systeme für vier Bereiche miteinander zu verbinden.
Als CRM hatte man Microsoft Dynamics 365 Sales gewählt – als Ergänzung zum Microsoft-ERP-System Dynamics 365 Business Central (kurz: BC) und den DYCE-Apps. Hier sollte alles vom Angebot bis zur Rechnung erledigt werden. DATEV war für die Buchhaltung ohnehin gesetzt. Das bereits eingesetzte und bewährte Ticketsystem Jira wurde als Projektmanagement-Tool integriert.
Die Zeiten von multifunktionalen Monsterlösungen sind vorbei. Und diese gemeinsame Sichtweise half uns im Projekt, Funktionalitäten dort zu implementieren, wo sie den meisten Nutzen schufen.“
Matthias Bauer | Prokurist und Mitglied der Geschäftsführung bei easySoft
Das Ergebnis
4 verzahnte Systeme als Basis für Unternehmenswachstum
Seit September 2023 arbeiten die Teams bei easySoft in ihren jeweiligen Fachsystemen – mit konsistenten, aktuellen Daten im gesamten Unternehmen. Fehleranfällige Doppelpflege entfällt, Informationen sind zentral verfügbar. Besonders im Vertragsmanagement freute man sich über die zunehmende Automatisierung von Prozessen. Nicht alles hat im ersten Anlauf reibungslos funktioniert – an der einen oder anderen Stelle war Feintuning nötig. Doch dieser iterative Prozess hat dazu beigetragen, eine stabile Grundlage zu schaffen, auf der easySoft kontinuierlich aufbauen kann.
Wir konnten vom ersten Tag an korrekt und zeitnah abrechnen – mit kleinen Abstrichen in der Transparenz, aber voll funktionsfähig.“
Matthias Bauer | Prokurist und Mitglied der Geschäftsführung bei easySoft
Auch nach dem Go-live profitierte das Projekt von der offenen Betreuungskultur bei Singhammer: Sprechstunden, Schulungen und eine praxisnahe Projektbegleitung halfen, schnell in „ruhiges Fahrwasser“ zu kommen.
Wir haben das Projekt als strategische Investition verstanden. Jetzt haben wir die Basis, um unsere Prozesse flexibel weiterzuentwickeln. Die Entscheidung für Singhammer bzw. für DYCE haben wir nicht bereut.“
Matthias Bauer | Prokurist und Mitglied der Geschäftsführung bei easySoft
1994 hatte der Lehrer und stellvertretende Leiter einer Pflegeschule Andreas Nau genug von Papierlisten bei der Ausbildungsplanung – und entwickelte kurzerhand eine digitale Lösung. So wurde easySoft geboren. Heute hilft die Metzinger Softwareschmiede Bildungseinrichtungen und Organisationen, ihren Verwaltungsaufwand im Ausbildungsmanagement, Seminarmanagement und der Personalentwicklung zu reduzieren.
Bis heute ist easySoft tief im Gesundheits- und Sozialwesen verankert: Viele der rund 90 Mitarbeitenden kommen selbst aus diesen Bereichen und wissen aus eigener Erfahrung, worauf es ankommt. Erfahren Sie hier mehr über easySoft.
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