Von Insellösungen zu integrierten Cloud-Prozessen: Wie BUCS IT mit Singhammer durchstartete
Komplexe Anforderungen. Klare Lösungen. Dieses Projekt hat Maßstäbe gesetzt. Aus getrennten Systemen wurde ein integriertes ERP: Business Central und DYCE verbinden heute Finanzbuchhaltung, Handel und Vertragsmanagement – und haben ausgewählte Prozesse bei BUCS IT um bis zu 70 % beschleunigt.
Das Problem: Fehlende Integration zwischen Finanzsoftware und ERP-System
Als wachstumsstarker Managed Service Provider mit einem breiten Produktportfolio war BUCS IT in den letzten Jahren enorm gewachsen – die internen Systeme aber nicht im gleichen Tempo. „Wir hatten getrennte Systeme für Fibu und ERP.“, erinnert sich Nico Vossbeck, Manager Strategische Projekte bei BUCS IT.
Wir wollten ein System, das unsere Prozesse wirklich durchgängig abbildet – von der Buchhaltung über den Handel bis hin zur Vertragsabrechnung.“
Nico Vossbeck | Manager Strategische Projekte bei BUCS IT
Die alte Lösung war zu kleinteilig geworden.
Hinzu kam der technologische Wandel: „Wir wollten unbedingt ein ERP-System, das cloudbasiert funktioniert. Cloud war gesetzt – aus technischer und unternehmerischer Sicht.“
Deshalb begann das Wuppertaler Unternehmen, sich intensiv mit einer Ablösung des bestehenden Systems zu beschäftigen, und fand in Singhammer IT Consulting einen geeigneten Partner.
Die DYCE-Apps in Verbindung mit Business Central, das war genau das, was wir gesucht haben.“
Nico Vossbeck | Manager Strategische Projekte bei BUCS IT
Das Projekt: Anspruchsvolle Anforderungen, schnelle Lösungen, Beratung auf Augenhöhe
Der Start mit Singhammer begann Mitte 2023. Eine intensive Workshop- und MVP-Phase legte den Grundstein.
„Wir wollten unsere gesamte Prozesslandschaft modernisieren“, erklärt Vossbeck. Entsprechend umfangreich war der Anforderungskatalog:
- Integrierte Finanzbuchhaltung mit sauberen Datenstrukturen
- Automatisierte, nutzungsbasierte Vertragsabrechnung
- Standardisierung statt Sonderlocken
- 100 % Cloud-fähige Architektur
- und eine nahtlose Skalierbarkeit für das schnell wachsende Unternehmen.
Von der Fibu bis zum Vertragsmanagement
Im Frühjahr 2024 ging die Finanzbuchhaltung live. „Singhammer hat uns damals enorm geholfen, unsere Fibu noch einmal richtig aufzuräumen“, sagt Nico Vossbeck. „Der vorherige Dienstleister hatte da nicht alles ideal eingerichtet. Mit Singhammer haben wir die Grundlage sauber gelegt.“
Nur wenige Monate später folgte der zweite große Meilenstein: der Go-Live des Handelsmoduls – inklusive Auftragsabwicklung, Angeboten, Rechnungen und einmaligen Dienstleistungen. Ende August 2024 war es so weit, und kurz danach begann die Vorarbeit für die wohl komplexeste Phase: das Vertragsmodul mit DYCE SRB (Subscription & Recurring Billing) und DYCE UBB (Usage Based Billing).
„Gerade diese nutzungsbasierten Modelle sind für uns geschäftskritisch“, erklärt Vossbeck. „Wir sind Managed Service Provider, viele unserer Leistungen sind verbrauchsabhängig. Das heißt: Wir müssen exakt wissen, wie viele Nutzer, Gigabyte oder Instanzen ein Kunde monatlich konsumiert.“
Wir sammeln monatlich hunderte Verbrauchsmengen über Schnittstellen aus Kundensystemen. Früher mussten diese manuell in die Verträge übertragen werden. Heute läuft das automatisiert über DYCE.“
Nico Vossbeck | Manager Strategische Projekte bei BUCS IT
Auch Sonderlogiken wie Inklusivvolumen oder Mindestmengen wurden individuell umgesetzt. „Wenn zum Beispiel beim Managed Backup 25GB pro User inklusive sind und nur der Überschuss verrechnet wird, muss das System genau diese Mengen dynamisch berechnen können. Das war anspruchsvoll – aber Singhammer hat das mit uns in mehreren Iterationen perfekt umgesetzt.“
Ambitionierte Zeitpläne – und ein Team, das liefert
Das Projekt verlief in mehreren Sprints:
- Frühjahr 2024: Go-Live Finanzbuchhaltung
- Sommer 2024: Go-Live Handel
- Januar 2025: Go-Live Vertragsabrechnung
„Wir hatten eine sehr ambitionierte Timeline – und die haben wir eingehalten“, sagt Vossbeck. Singhammer erwies sich dabei als hochverlässlicher Partner.
Vossbeck erinnert sich an eine Szene, die ihn besonders geprägt hat:
„Ich hatte nachts um Mitternacht noch einen Testlauf gemacht – und plötzlich stimmten die Preise in den Rechnungen nicht. Da wusste ich: Irgendwas greift falsch. Ich habe dem Projektleiter bei Singhammer sofort eine Mail geschrieben – und am nächsten Tag war das Problem behoben. Innerhalb von 24 Stunden, von der Fehlanalyse bis zur Lösung. Das war eine enorme Leistung von Singhammer.“
Auch solche Situationen zeigen, dass das Vertrauen stimmte.
Es gab Momente, in denen es kritisch wurde – aber die Reaktionsgeschwindigkeit von Singhammer war beeindruckend. Immer wenn wir ein Feature wirklich brauchten, war es da. Und wenn es mal eng wurde, hat das Team die Extra-Meile gemacht.“
Nico Vossbeck | Manager Strategische Projekte bei BUCS IT
Im Einsatz: Vier DYCE-Apps für maximale Effizienz
Heute arbeitet BUCS IT mit vier DYCE-Apps, die nahtlos ineinandergreifen, und die genau das Geschäftsmodell abdecken:
- DYCE Subscription & Recurring Billing – für wiederkehrende Leistungen
- DYCE Usage Based Billing – für nutzungsbasierte Abrechnung
- DYCE IT-Business Toolkit – für Zusatzfunktionen und Vereinfachungen
- DYCE Managed Service Providers – für MSP-spezifische Anforderungen
Das Ergebnis: Automatisierung, Standardisierung und enorme Zeitersparnis – dank DYCE
Nach der Einführung von Business Central und DYCE hat sich bei BUCS IT vieles verändert:
Früher haben wir für die Vertragsabrechnung zehn Tage im Monat gebraucht – heute schaffen wir das in drei bis fünf Tagen. Das ist eine Verbesserung von 50 bis 70 %.“
Nico Vossbeck | Manager Strategische Projekte bei BUCS IT
Ein weiterer Effekt: Standardisierung statt „Sonderlocken“.
„Wir haben die Migration genutzt, um alte Zöpfe abzuschneiden“, so Vossbeck. „Früher haben wir an manchen Prozessen festgehalten, weil wir dachten, wir brauchen sie genauso. Heute wissen wir: Standardisierung hilft.“
Auch die Zahl individueller Anpassungen sinkt kontinuierlich. „Wir hatten anfangs 27 Software Changes, jetzt reduzieren wir auf 17 – einfach, weil wir vieles inzwischen standardkonform abbilden können.“
Fazit: Mit Business Central und DYCE bereit für die Zukunft
Was als Problem mit zwei getrennten Systemen begann, wurde zu einer Erfolgsgeschichte über Integration, Effizienz und Partnerschaft.
Heute profitiert BUCS IT von einer durchgängig digitalen, cloudbasierten ERP-Lösung, die komplexe Vertragsmodelle automatisiert abbildet. Da zwei der DYCE-Apps (DYCE Subscription & Recurring Billing und DYCE Usage Based Billing) inzwischen in Business Central intergriert worden, steht demnächst der Umstieg zu dem Subscription-Billing-Modul von Microsoft bevor. Auch hierfür wird man eng mit Singhammer zusammenarbeiten.
Nico Vossbeck lobt besonders den Beratungsansatz von Singhammer.
„Unsere Ansprechpartner bei Singhammer haben uns immer ehrlich gespiegelt, wenn etwas keinen Sinn ergab. Das war nie nur Implementierung, das war echte Beratung. Ich würde Singhammer und DYCE jederzeit weiterempfehlen,“ so der Manager für strategische Projekte bei BUCS IT.
Singhammer hat wirklich den Status von Trusted Advisors erreicht. Man merkt, dass dies bei Singhammer gelebt wird – und nicht nur eine leere Marketingformel ist.“
Nico Vossbeck | Manager Strategische Projekte bei BUCS IT
Die BUCS IT GmbH mit Sitz in Wuppertal ist ein Managed Service Provider, der sich auf IT‑Services für den Mittelstand spezialisiert hat. Seit der Gründung 1997 übernimmt BUCS IT die vollständige Betriebsverantwortung für die IT: Von Cloud‑Lösungen über Managed Infrastructure und IT‑Security bis hin zum Modern Workplace. Erfahren Sie hier mehr über BUCS IT.
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