SITE-Seeing-Tour

Angebotsversand per E-Mail

Angebote und weitere Belege per Knopfdruck versenden und überblicken

Vertrieb und Einkauf wollen ihre Belege wie Angebote und Bestellungen möglichst einfach und zugleich personalisiert verschicken und dabei die ganze Kommunikation im Auge behalten. Doch Belegerstellung und E-Mail-Versand finden oft in getrennten Systemen statt. Das ist mühsam und unübersichtlich.

Mit SITE können Sie Angebote, Auftragsbestätigungen und Bestellungen direkt aus dem ERP-System als E-Mail verschicken und die Übersicht über die ganze Kommunikation behalten. Wenn Sie einen Beleg erstellt haben und auf „E-Mail senden“ klicken, landen Sie direkt in einer E-Mail-Maske (s. Screenshot 1), die bereits wichtige Angaben wie Absender, Empfänger und Betreff enthält. Diesen Entwurf können Sie über Textvorlagen und dynamische Elemente beliebig stark standardisieren oder personalisieren. Der Beleg wird als pdf an die Mail angehängt.

Screenshot 1: Angebote einfach per E-Mail versenden

Die Kommunikation wird sichtbar in der Informationshistorie — Screenshot 2: Die Informationshistorie zeigt im Überblick den Kommunikationsverlauf mit dem Kunden.

Alle im ERP-System erstellten E-Mails wie auch Anhänge und Notizen, die Sie sich z.B. von Telefongesprächen machen, werden in der Informationshistorie gesammelt. Per Mausklick erhalten Sie die gesamte Kommunikation zu Angebot, Auftrag oder Bestellung auf einen Blick (s. Screenshot 2). Sie können auch angeben, ob E-Mails oder Notizen nur intern Relevanz haben. Wenn Sie in Urlaub sind, kann Ihre Vertretung mühelos übernehmen, weil alle Vorgänge im ERP-System abgelegt sind.

Fazit: Kunden, die unser ERP-System SITE mit elektronischem Beleg-Versand nutzen,

sparen viel Zeit beim Versand von Angeboten und anderer Belege
sehen alle Informationen in einem System auf einen Blick
können reibungslos Vorgänge von anderen Bearbeitern weiterführen lassen.

Übrigens: Der elektronische Belegversand funktioniert auch bei Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften. Wollen Sie mehr dazu erfahren? Dann rufen Sie uns an unter +49 (89) 74 85 14-0 oder mailen Sie uns: easy(at)singhammer.com.

Voraussetzung für die Nutzung des elektronischen Belegversands in SITE sind SITE NAV und Microsoft Dynamics NAV ab Version 2015.